Software pro konverzi dokumentů
Konverze dokumentů se stala zajímavou obchodní příležitostí pro firmy zabývající se kancelářským softwarem, a proto lze na internetu či v odborných časopisech narazit na reklamu nabízející rafinovaná vylepšení, jak si tento administrativní postup ulehčit. Ne všechny nabídky jsou však v souladu se zákonem. Proces autorizované konverze dokumentů je definován zákonem č. 300/2008 Sb., kde jsou striktně vymezeny podmínky pro jeho legislativně správné provádění.
Konverze dokumentů musí být provedena takovým způsobem, který zajistí shodu obsahu vstupního a výstupního dokumentu. Výstupní dokument dále obsahuje doložku o provedení konverze, kde se nacházejí informace o provedené konverzi a subjektu, který konverzi provedl. Tento fakt a další legislativní nároky odlišují konverzi podle zákona č. 300/2008 Sb. od pouhého naskenování, převedení do PDF a podepsání!
Za konvertovaný dokument je osoba, jejíž vlastnoruční či uznávaný elektronický podpis je ke konvertovanému dokumentu připojen, plně odpovědná (co se bezchybnosti jeho formy týká), stejně jako notář za bezvadnou shodnost ověřené kopie. Případné libovolné, například technické, selhání na tom nic nemění.
Z důvodu zpětné kontroly musí být každá doložka o provedení konverze uložena do centrálního úložiště – to je také důvodem, proč musí být konverze prováděny pomocí aplikace kontaktních míst veřejné správy, a to buď přímo nebo aplikacemi třetích stran pomocí API.