Konverze

Termín konverze dokumentů zavedl zákon č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Technické parametry ke konverzi specifikuje vyhláška č. 193/2009, o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů.

Konverze je (§ 22 odst. 1 výše uvedeného zákona):

  • úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru způsobem zajišťujícím shodu obsahu těchto dokumentů a připojení doložky o provedení konverze, nebo
  • úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě či datovém souboru do dokumentu v listinné podobě způsobem zajišťujícím shodu obsahu těchto dokumentů a připojení doložky o provedení konverze.

Dokument, který provedením konverze vznikne (výstup), má stejné právní účinky jako dokument, jehož převedením výstup vznikl (vstup).

Konverzí se nepotvrzuje správnost a pravdivost údajů obsažených ve vstupu a jejich soulad s právními předpisy. Doložka o provedení konverze se ukládá do Centrálního úložiště ověřovacích doložek.

Pro veřejnost je určena tzv.  konverze na žádost, kterou vykonávají všechna pracoviště Czech POINT. Orgány veřejné moci mohou využívat konverzi z moci úřední pro výkon své působnosti.

Postup při provádění konverze (§ 24 výše uvedeného zákona):

  1. Konverze dokumentu v listinné podobě do dokumentu v elektronické podobě:
    • Zákazník fyzicky předloží listinu, kterou chce konvertovat.
    • Obsluha Czech POINT provede kontrolu, zda dokument splňuje zákonné podmínky (např. zda se jedná o originál nebo úředně ověřenou kopii). Pokud konverzi nelze provést, zákazník je informován o důvodech odmítnutí.
    • Výstup z konverze ve formátu PDF je opatřený doložkou o provedení konverze a je uložen do Úschovny Czech POINT.
    • Zákazník obdrží potvrzení o provedení konverze (tzv. „šatní lístek“), které obsahuje dva kódy potřebné k vyzvednutí dokumentu z Úschovny.
    • Pokud má zákazník zřízenou datovou schránku, může si nechat potvrzení zaslat i do ní (nelze zaslat do datové schránky orgánu veřejné moci – např. úřadu).
    • Konvertovaný dokument je v Úschovně dostupný po dobu 30 dní, poté je automaticky smazán.
  1. Konverze dokumentu v elektronické podobě do dokumentu v listinné podobě:
    • Elektronický dokument určený ke konverzi je nutné nejprve vložit do Úschovny Czech POINT.
    • Úschovna provede základní kontrolu, zda dokument splňuje zákonné podmínky (např. platnost elektronického podpisu).
    • Po vložení dokumentu je vygenerováno potvrzení obsahující jeho jednoznačnou identifikaci. Toto potvrzení je třeba předložit na pracovišti Czech POINT.
    • Na pracovišti Czech POINT je dokument z Úschovny stažen, zkontrolován (např. zda nejde o již konvertovaný dokument, který obsahoval zabezpečovací prvek) a následně převeden do listinné podoby. Pokud konverzi nelze provést, je zákazník informován o důvodech odmítnutí.
    • Výstupem je listinný dokument opatřený doložkou o provedení konverze.
    • Vstupní dokument musí být ve formátu PDF verze 1.3 nebo vyšší.

Automatizovaná konverze

Konverzi dokumentů lze podle výše uvedeného zákona provádět automatizovaně.

Pro postup provádění konverze automatizovaně však platí určité odlišnosti:

  1. Konverze do dokumentu v listinné podobě:
    • Otisk úředního razítka a jméno a podpis osoby, která konverzi provedla je na doložce nahrazen zajišťovacím prvkem zabezpečujícím integritu výstupu.
  1. Konverze do dokumentu v elektronické podobě:
    • Kvalifikovaný elektronický podpis osoby, která konverzi provedla je na doložce nahrazen kvalifikovanou elektronickou pečetí subjektu, který konverzi provedl.

Pokud je konverze do dokumentu v listinné podobě prováděna automatizovaně, znamená to, že jednotlivé listy dokumentu nejsou fyzicky spojeny sešíváním či přelepem. Namísto toho je integrita a celistvost dokumentu zajištěna logickým spojením na každé straně výstupu tak, že každá strana výstupu obsahuje v záhlaví každé stránky informaci o tom, že se jedná o výstup automatizované konverze a dále informaci o tom, o jakou stranu výstupu se jedná s uvedením celkového počtu stran výstupu, tedy např. strana 1 ze 3, strana 2 ze 3 apod. Tento postup zajišťuje, že žádný list dokumentu nemůže být vyměněn nebo pozměněn a lze zjistit a ověřit, zda je dokument celistvý a úplný. Výstup konverze je kromě výše uvedených informací opatřen ochrannými prvky. V Provozním řádu IS Czech POINT je stanovena kombinace viditelného opticky variabilního prvku: mikronásek, který je umístěn do zápatí papíru mimo oblast tisku a giloš, který je umístěn v zápatí papíru, též mimo oblast tisku.

V případě pochybností o autenticitě výstupů z autorizované konverze nebo jiných nejasností týkajících se autorizované konverze se můžete obrátit na Helpdesk Czech POINT helpdesk@czechpoint.cz nebo 222 13 13 13.